De zieke werknemer en privacy: beleidsregels Autoriteit Persoonsgegevens


Op 21 april jl. heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) herziene en geactualiseerde beleidsregels uitgebracht over het verwerken van persoonsgegevens van de zieke werknemer. Deze beleidsregels bevatten actuele informatie voor werkgevers, werknemers en andere partijen die gegevens over de gezondheid van (zieke) werknemers verwerken. De beleidsregels gaan in op de verschillende fases van de arbeidsrelatie, te weten: de sollicitatieprocedure, de ziekmelding en de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers. Hieronder worden deze fases kort toegelicht. Tevens wordt ingegaan op de bewaartermijnen.

Sollicitatieprocedure

Een toekomstig werkgever mag de sollicitant niet vragen naar de gezondheid, het verzuimverleden of de kinderwens/zwangerschap. Een sollicitant is enkel verplicht melding te maken van gezondheidsklachten waarvan hij weet of moet begrijpen dat deze hem ongeschikt maken voor de functie.

Alleen onder strikte voorwaarden mag een werkgever een aanstellingskeuring laten uitvoeren. Eén van de voorwaarden is dat de functie bijzondere eisen stelt aan de medische geschiktheid van de sollicitant (bijvoorbeeld bij piloten). Voorts mogen tijdens de keuring alleen die aspecten worden onderzocht die noodzakelijk zijn voor de vervulling van de bijzondere functie-eisen. De uitslag van de aanstellingskeuring mag alleen met toestemming van de sollicitant door de bedrijfsarts bekend worden gemaakt aan de potentiële werkgever, in termen van ‘geschikt’, ‘ongeschikt’ of ‘geschikt onder voorwaarden’. Geeft de sollicitant geen toestemming, dan wordt de uitslag niet bekend gemaakt.

Ziekmelding

Bij een ziekmelding mag de werkgever een beperkt aantal vragen stellen aan de zieke werknemer, omdat hij wettelijk verplicht is de voortgang van de ziekte van de werknemer bij te houden. Uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vloeit voort dat de werkgever zich bij de ziekmelding moet beperken tot de gegevens die noodzakelijk zijn om een wettelijke verplichting na te komen dan wel voor de bedrijfsvoering. De werkgever mag bij een ziekmelding alleen de volgende gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer vragen en registreren:
• het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
• de vermoedelijke duur van het verzuim;
• de lopende afspraken en werkzaamheden;
• of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke bepaling hij valt);
• of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
• of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).

De werkgever mag in principe geen andere gegevens over de gezondheid verwerken dan de hierboven genoemde gegevens. Ook niet als de gegevens vrijwillig door werknemer zijn verstrekt en de werknemer toestemming geeft voor verwerking. Het noodzakelijkheidsvereiste geldt namelijk ook wanneer gegevens over de gezondheid vrijwillig door werknemer zijn verstrekt. Op deze regel bestaat een uitzondering voor de gegevens die om andere redenen noodzakelijk zijn. Hierbij kan worden gedacht aan een ziekte waarvan collega’s op de hoogte moeten zijn, zodat zij in geval van nood weten hoe te handelen (bijvoorbeeld bij epilepsie). Deze gegevens mogen wel worden verwerkt.

Met het gebruik van toestemming als grondslag voor gegevensverwerking, dient in een arbeidsrelatie bijzonder terughoudend te worden omgegaan. Gelet op de gezagsverhouding valt immers niet uit te sluiten dat een werknemer druk ervaart om toestemming te verlenen. Er zal daarom in de arbeidsrelatie niet snel sprake zijn van een toestemming die in vrijheid is geuit.

Ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie

Een bedrijfsarts/arbodienst mag aan een werkgever alleen de gegevens verstrekken, die de werkgever nodig heeft voor het vaststellen van de loondoorbetalingsverplichting en de re-integratieverplichtingen. Het gaat om de volgende gegevens:
• de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is;
• de verwachte duur van het verzuim;
• de mate van arbeidsongeschiktheid;
• eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie van de werknemer moet treffen.
De bedrijfsarts/arbodienst mag dus geen informatie verstrekken over de diagnose, naam van de ziekte, specifieke klachten, therapieën, afspraken met artsen of eigen subjectieve waarnemingen.

Bewaartermijnen

Op basis van de Wbp mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
• de werkgever mag administratieve verzuimgegevens tot maximaal twee jaar na afloop van het dienstverband bewaren, tenzij werkgever eigenrisicodrager Ziektewet is (dan geldt een bewaartermijn van vijf jaar). Voor eigenrisicodragerschap WGA mogen de gegevens voor de duur van het WGA-traject bewaard blijven (tien jaar);
• de bedrijfsarts mag aanstellingskeuringsdossiers maximaal zes maanden bewaren. Voor medische dossiers geldt een bewaartermijn van vijftien jaar, tenzij er sprake is van een beroepsziekte. Dan mag de bedrijfsarts de gegevens langer bewaren. Voor niet-medische dossiers geldt voor de bedrijfsarts een bewaartermijn van maximaal twee jaar.

Slot

De AP houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor bescherming van persoonsgegevens. De boetebevoegdheid van de AP bij overtreding van verplichtingen uit de Wbp is verhoogd naar maximaal € 810.000,00 per overtreding, of 10% van de jaarlijkse omzet. Het is voor werkgevers en bedrijfsartsen/arbodiensten dan ook raadzaam om in verband met de privacy van werknemers, het ziekteverzuimbeleid binnen de wettelijke kaders te houden.